Парсер ДМС-писем, который разбирает входящие гарантии, прикрепления и списки пациентов — до того, как ими займётся отдел ДМС. PDF, Word, Excel, сканы и смешанные вложения превращаются в структурированные карточки в Битрикс24 и МИС.
Сеть клиник принимает пациентов от 24 страховых компаний по ДМС. На входящую почту отдела ежедневно падает 1000–1500 писем: гарантийные письма, согласования, списки прикреплений и откреплений. Форматы — PDF, Word, Excel, сканы, смешанные вложения в одном письме.
Узкое место было не в квалификации специалистов, а в ручном переносе: сотрудник открывал письмо, скачивал вложения, читал, копировал ФИО, полис, даты, лимиты и вручную создавал карточку в Битрикс24 и МИС. В среднем 3–5 минуты. 4 специалиста ДМС работали в режиме «горящих писем» — часть запросов откладывалась на завтра.
Самое дорогое в этой цепочке — риск оказать услугу пациенту без действующей гарантии. Страховая не оплатит, клиника спишет в убытки.Мы пришли с гипотезой: разбор письма — это не принятие решения, а извлечение и маршрутизация данных. Парсер должен сам понять, что в письме, вытащить ключевые поля и положить в Битрикс24 и МИС. Специалист только сверяет и отвечает.
Неделю наблюдали, как 4 специалиста реально работают с письмами — не по регламенту, а по факту. Собрали фундамент из ~30 000 писем за месяц, разобрали на 100 типов: гарантийное письмо, прикрепление, открепление, изменение, чекап, согласование и т.д.
100 типов · 24 страховых · 30 000+ писемНастроили инструмент отслеживания нетиповых писем, требующих ручной модерации <2%.
<2% ручная работаГлавное узкое место. ГП с паролями. Решение — инструмент последовательного забора писем с последующей распаковкой в сервисе парсинга. Достаёт ФИО, полис, период, диагноз, лимит, виды услуг.
PDF · DOCX · XLSX · JPG/PNGПарсер сам создаёт или обновляет сделку в Битрикс24 и карточку пациента в МИС: запись сопоставляется по ФИО+дата рождения+полис, поля ДМС заполняются, оригинал письма прикрепляется к карточке. Специалисту приходит уведомление: «есть новая сделка, проверь и ответь».
Авто-заполнение карточекПарсер обрабатывал письма, находили исключения по новым шаблонам от страховых. Итог — 98–100% обрабатывается парсером. Исключения модерируются сотрудником отдела ДМС.
98% автоматизацииИнструмент заработал в отделе ДМС. Расширили использование до врачей и регистратуры.
Работает во всей сетиСистема сама забирает письма из почты отдела ДМС и сохраняет копию каждого. Определяет тип письма, достаёт из вложений нужные данные и находит пациента в МИС. Затем создаёт или обновляет его карточку в МИС и сделку в Битрикс24. Каждый шаг записывается в журнал: само письмо, что из него взяли и к какой сделке привязали — всё можно проверить.
Раньше отдел работал «в ноль» к концу дня и часть писем уходила на завтра. Теперь специалист видит готовую карточку в Битрикс24 и МИС — только проверяет. Лишних людей нанимать не пришлось.
Десятки компаний уже автоматизировали рутину — освободили часы своим специалистам и убрали ошибки ручного переноса. Покажем, как это работает на ваших данных. Демо за 30 минут.